Nếu lần đầu tổ chức một sự kiện, chắc hẳn bạn sẽ băn khoăn với những câu hỏi như: cách tổ chức sự kiện như thế nào, các bước xây dựng kế hoạch cho sự kiện ra sao.
1. Xác định mục đích và mục tiêu cho sự kiện
Việc trước tiên bạn cần xác định mục đích của sự kiện. Mục đích tại sao phải tổ chức sự kiện đó, mục đích của tổ chức sự kiện để làm gì? Để giới thiệu, ra mắt sản phẩm mới hay muốn truyền một thông tin thương hiệu nào đó tới cộng đồng hay một nhóm người nào đó.Mục tiêu: Sự kiện tổ chức cần đạt được những mục tiêu nào? Ví dụ như số lượng khách hàng tham dự, doanh số bán ra trong và sau sự kiện…
2. Xác định đối tượng
Sau khi đã xác định được mục tiêu của sự kiện. Thì việc xác định đối tượng mà sự kiện hướng đến là điều hoàn toàn dễ dàng. Quý khách chỉ cần dựa trên mục tiêu của sự kiện, sau đó vạch ra những tiêu chí đặc thù của đối tượng quý khách muốn hướng đến. Như độ tuổi, ngành nghề, giới tính, nhân khẩu học, hành vi, thói quen, sở thích… Kết hợp dữ liệu dựa trên các yếu tố đó, chúng ta tiến hành phân loại tệp khách hàng. Và đặt tên từng tệp data riêng để dễ dàng ghi nhớ. Có thể sử dụng cho nhiều loại sự kiện với các tính chất khác nhau.
3. Xây dựng concept cho sự kiện
Concept chính là ý tưởng chủ đạo xuyên suốt của chương trình, từ phong cách trang trí, set up cho tới các hoạt động diễn ra đều có nhiệm vụ xoay quanh việc làm nổi bật Concept của chương trình. Nếu nói các phần xuất hiện trong event đều mang những mục đích riêng, thì những mục đích đó vẫn phải tập trung quanh trục concept chứ không thể chệch đi theo hướng khác.
Khi bạn làm sự kiện muốn truyền tải thông điệp về sản phẩm thông qua sự kiện thì bạn cần phải xây dựng được ấn tượng đối với người tham gia sự kiện, phương thức nhanh nhất để làm được điều đó là xây dựng concept tốt cho chương trình. Từ concept sự kiện, bạn sẽ có thể phát triển tiếp những nhánh ý tưởng nhỏ khác ý tưởng về trang trí, ý tưởng cho các hoạt động sẽ diễn ra, ý tưởng về quà tặng…
4. Xác định thời gian cũng như địa điểm tổ chức sự kiện
Sau khi đã xác định được mục đích của sự kiện cũng như thông điệp thì người đảm nhiệm vai trò tổ chức sự kiện cần phải xác định được thời gian cũng như địa điểm để tổ chức sao cho cách tổ chức sự kiện trở nên hiệu quả nhất.
Xem thêm:
- 5 cách để thúc đẩy sự hòa nhập trong tổ chức marketing
- Những sự khác biệt to lớn giữa PR và Marketing mà bạn nên biết
5. Kịch bản chương trình
Quý khách cần phải có các bước xây dựng kế hoạch đầy đủ và chi tiết những phần cần thiết của một sự kiện như các hoạt động giải trí, giới thiệu khách mời và các hạng mục nhỏ khác tùy theo mục đích sự kiện mà quý khách muốn hướng tới. Ngoài ra, kịch bản cũng cần bao gồm dự tính rủi ro và đề xuất phương án phòng tránh, khắc phục hay ứng phó với rủi ro đó.
6. Phân tích ngân sách
Cân nhắc ngân sách cho sự kiện của bạn là bao nhiêu để phù hợp với các hạng mục cần có cho sự kiện. Ngân sách cần là mục riêng trong hợp đồng nếu bạn ký kết với các công ty tổ chức sự kiện. Sự thương lượng, đàm phán tốt sẽ giúp bạn có được ngân sách hợp lý nhất.Các bước xây dựng kế hoạch cơ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện. Ngoài ra bạn cần đánh giá hiệu quả trước và sau khi tổ chức sự kiện để có thêm kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo. Chúc bạn thành công!
Xem thêm:
- 5 Bước đơn giản nhất để lập kế hoạch Marketing hoàn chỉnh
- Kế hoạch nằm trọn trong lòng bàn tay với tài liệu mindmap Digital Marketing Plan
- “Khám phá” 7 bí kíp lập bản kế hoạch marketing hoàn chỉnh
Học Viện GURU
Cảm ơn bạn đã xem bài viết này. Hãy cập nhật thêm các bài viết từ GURU để biết thêm những thông tin mới nhất về Marketing. Và các Tips chạy quảng cáo hiệu quả.
- Tham khảo các gói chạy Facebook Ads tại adsplus.vn
- Tham khảo các gói chạy Google Ads tại adsplus.vn
